Lär känna din målgrupp

Att dokumentera, mäta och analysera effekterna av ett möte eller evenemang är enkelt, men kräver tid av dig som arrangör.

Bra dokumentation av ditt möte eller evenemang kommer att underlätta för andra att snabbt sätta sig in i arbetet, för rapportering av projektets utveckling och för slutrapporteringen till t.ex. sponsorer och andra intressenter.

Genom dokumentation får du en bra struktur över ditt arbete som i sin tur leder till att du och dina medarbetare har lättare att urskilja vad som behöver göras och prioriteras för att nå projektets målsättningar.

Tips på en bra dokumentation

• Spara alla filer på en och samma plats (moln, hårddisk etc.) och se till att göra regelbunden back-up av ditt material
• Gör en tydlig mappstruktur som följer mötets/evenemangets olika delar
• Planera för och genomför bilddokumentation kring all etablering, genomförande och avetablering

Du kan som arrangör välja ett antal olika metoder, men den vanligaste och enklaste är att samla in deltagarnas mailadresser för en digital enkät som skickas ut direkt efter ett genomfört möte eller evenemang. Du kan också välja att ringa eller göra undersökningar på plats osv.

En generell regel är att du bör få minst 30% i svarsfrekvens på din enkät för att du ska kunna göra en adekvat och hållbar analys av materialet.

Det finns många bra digitala verktyg på marknaden. Två exempel är Surveymonkey och Google Formulär.

När enkäten är genomförd börjar det verkliga arbetet; själva utvärderingen. Överväg olika tolkningar av resultatet och dra inte för snabba slutsatser.

Är det ett återkommande arrangemang du genomför? Se till att återanvända samma enkät för att få jämförbara resultat över tid och lägg till de nya frågor som du också önskar att få svar på.