Uppsala Convention Bureau

Så skapar du ett lyckat digitalt möte

Hybrid eller digitalt?

Vilken teknik?

Talare

Deltagare

Arrangörsgrupp

Utvärdering & uppföljning

Inför mötet

Ett hybrid eller digitalt möte?

  • Resonera varför mötet bör vara hybrid eller helt digitalt?
  • Är budgeten balanserad för ett hybrid- eller digitalt möte, eller utgår den från ett ordinarie fysiskt möte?
  • Vad innebär ett digitalt möte i arrangörsgruppen, och vad finns det för förväntan och nya roller?
  • Hur skapar ni mervärden för alla deltagare? både för dem som deltar på plats och för dem som finns med via länk?
  • Medverkar internationella deltagare från andra tidzoner? Vid internationella möten kan tidszoner skilja sig. Det kan bli en utmaning men också skapa möjlighet till mer interaktion deltagarna emellan.

Inför mötet

Vilken teknik ska man använda?

  • Fundera och resonera över vilken teknisk plattform som lämpar sig bäst för just detta forum. Finns det något verktyg som är bättre lämpat utifrån målet och syftet med mötet?
  • Hur interagerar man bäst med mötesdeltagarna? Finns det behov av interaktion, omröstningsfunktioner eller parallella och digitala grupprum eller dylikt? Låt programidén och syftet styra verktyget och inte omvänt.
  • Har ni behov av tekniska lösningar för en digital utställning med montrar för leverantörer eller produkter?
  • Vilka ska delta och ha tillträde? Fundera över om det finns ett behov av betallösningar och tekniska lösningar som ger personliga länkar.
  • Tillgång – ska deltagarna ha möjlighet att ta del av allt innehåll, eller delar av det? Endast i real tid, eller även i efterhand?
  • Behöver deltagarna registrera sig för att vara med i mötet? Fundera om det ska finnas en registrering och incheckning av deltagarna, både fysiskt och digitalt. Detta kan vara av stor vikt när det gäller röstning vid olika stämmor.

Inför mötet

Talare

  • Finns det talare som kan bidra till att sätta grunden för mötet och skapa värden/kunskap före genomförandet som i sin tur kan bli en del av programmet?
  • Hur kan man bäst förbereda talarna inför mötet? Testa alltid tekniken och ha genrep med talare om det finns möjlighet. Även om det digitala blivit vardag för många är det fortfarande nytt för många och olika plattformar fungerar på olika sätt. Fundera även på vilka i organisationen som bör lära sig den grundläggande tekniken.

Inför mötet

Deltagare

  • Hur förbereder man deltagarna? Hur brukar kommunikationen till deltagarna vanligtvis se ut? Vid digitala och hybrida möten är det än mer viktigt att fundera över när, hur och på vilket sätt man kommunicerar med deltagarna om inloggning, länkar samt tekniska förutsättningar.
  • Glöm inte bort att ha tydliga mötesregler.
  • Fundera på hur man kan interagera med deltagarna och göra ett digitalt körschema som är interaktivt.
  • Hur undviker man tekniska problem? Testa ljud och bild i god tid innan mötet och se till att länkar och annat fungerar.

Inför mötet

Arrangörsgrupp

Vilka roller krävs under mötet och vem ska göra vad? Fundera över organisationen bakom mötet, vem har vilken roll?

  • Chattansvarig
  • Teknikansvarig
  • Moderator
  • Vilka fler roller behöver ditt möte?

Inför mötet

Programmet

  • När startar egentligen mötet? Fundera om det finns möjlighet och kanske ett värde i att redan vid inbjudan starta dialogen med deltagarna och formera grupperingar.
  • Vilka är deltagarna? Försök sätta dig in i hur deltagaren vanligtvis agerar under mötena och tänk också in dem som deltar digitalt (kanske från sin arbetsplats eller hemmet). Hur kan man utforma programmet så att man håller deltagarnas engagemang och motivation uppe under hela mötets gång?
  • Hur motiverar man deltagarna och håller energin uppe? Fundera på hur man kan engagera deltagarna. Finns det möjlighet för en gemensam avslappningsövning eller lekövning som bryter isen? Viktigt är att inte tvinga deltagarna till något utan det bör vara frivilligt för bäst effekt.
  • Hur gör man mötet roligare och mer oförutsägbart? Ibland kan långa möten kännas extra långsamma om det känns tråkigt och då är det lätt att tappa uppmärksamheten. Finns det något sätt att skapa underhållning och roligare micropauser, kanske med korta videoklipp eller kanske sång?

Efter mötet

Uppföljning & utvärdering

    • Hur följer man upp och utvärderar mötet? Hur brukar ni följa upp och utvärdera vid fysiska möten? Att utvärdera blir minst lika viktigt vid hybrida och digitala möten och kan bidra till mycket värdefull lärdom inför framtida arrangemang. I vilket format för du vidare summering, material, erfarenheter och utvärdering till nästa forum?
      • Behöver man återkoppla till deltagarna? Fundera vad ni upplever är optimalt: skickar ni ut en inspelning av mötet, minnesanteckningar och vad ni kommer att göra med materialet?