Utveckling av möten & evenemang

Med en genomarbetad affärsplan har du ett bra beslutsunderlag för att arbeta vidare, genomföra och följa upp ditt möte eller evenemang. Om planen är väl förankrad i din organisation så kommer också arbetets prioriteringar att bli korrekta och dina mål att uppnås.

Skriv en kort beskrivning av bakgrunden till varför du vill genomföra mötet/evenemanget.

– Vilka är dina primära målgrupper?

• Befintliga och/eller potentiella kunder/deltagare?
• Uppskatta storleken på kundunderlaget och förklara hur du beräknat detta
• Var finns målgrupperna och varför har du valt just det geografiska urvalet?
• Vad känner du till om målgruppen? Vad skulle få dem att komma/delta i Uppsala?

– Vilka är de sekundära målgrupperna?

• Verksamma i Uppsala, t.ex: Lokalinvånare, politiker, tjänstemän?
• Media?
• Möjliga utställare?
• Investerare/sponsorer?
• Andra?

• Vilka är konkurrerande möten/evenemang med samma/liknande målgrupp?
• Var och när är de konkurrerande verksamma?
• Grundat på ovan, vilken period är bättre/sämre för ditt genomförande?
• Finns det andra möten/evenemang möjliga för samarbeten?

Om ditt möte eller evenemang inte har beslutat om datum så hör gärna efter med oss. Vi har bra koll på beslutade och planerade möten och evenemang i framtiden. Vi har också kunskap om andra arrangemang med samma valda målgrupp eller perioder som bör undvikas på grund av hög beläggning i staden.

– Marknadsbearbetning, hur ska målgrupperna bearbetas och kommuniceras till?

• Köpt media
• Redaktionell media
• Ambassadörskap/influencers, bärare av budskapet

Se även vår sida om marknadsföring för mer information om detta.

För att underlätta målformulering, måluppfyllelsen och aktivitetsuppföljningen av målen så kan den så kallade ”SMART”-modellen vara användbar. Den är också att rekommendera när du ska sätta mål med fler inblandade parter då den ger ett gemensamt ramverk för samtliga att hålla sig inom. Målen kan t.ex. syfta till att uppfylla ett visst antal deltagare, grad av egen finansiering/ annan finansiering, skapa mediapublicitet för mötet/evenemanget eller uppnå efterföljande önskade effekter genom mötet/evenemanget. På svenska kan SMART uttydas som:

• Specifikt – tydligt och konkret
• Mätbart – tid, kvantitet och kvalitet
• Accepterat (även attraktivt eller ambitiöst) – ”jag vill göra det”
• Realistiskt – ”det är möjligt för mig att göra detta”
• Tidsatt/tidsbestämt/tidsbegränsat – realistisk tidsram

Specificera de beräknade intäkterna för biljettintäkter/deltagaravgifter, sponsorintäkter, eventuell övrig försäljning och eget riskkapital. Ange de beräknade kostnaderna.

Se även sidan Tips i budgetarbetet för fler tips.

Beskriv roller, ansvar och befogenheter.

– Hur ser bemanningen ut inför och under mötet/evenemanget?
– Vem gör vad och kan det finnas behov av att köpa in tjänster utifrån?

Se även sidan Funktionärsverktyg för mer information.

Gör en plan för hur uppföljning och dokumentationen av ditt möte/evenemang skall gå till. Detta kommer bland annat underlätta för andra att snabbt sätta sig in i arbetet, för rapportering av projektets utveckling och för slutrapportering till t.ex. sponsorer och andra intressenter.

Se även sidan Lär känna din målgrupp för mer information.

Identifiera risker, stora som små och hur de påverkar planeringen och genomförandet. Gör en plan för olika typer av åtgärder.

Se även sidan Riskanalys för mer information om detta.