Uppsala Convention Bureau

Checklista: åtgärder för ett mer tryggt och smittförebyggande möte eller evenemang

Syftet med denna checklista är att minska smittspridningen och skapa trygga förhållanden både för deltagarna och anläggningarnas medarbetare.

Val av anläggning:

  • Boka större lokaler än tänkt och som möjliggör tillräckligt avstånd mellan deltagarna, både sittande och i rörelse.
  • Se över möjligheten att boka flera lokaler och dela upp arrangemanget i olika grupperingar.
  • Välj lokaler med god ventilation.
  • Säkerställ redan vid bokning av anläggning att parkering finns för samtliga deltagare.
  • Se över möjligheten att hjälpa deltagare i valet av transport till anläggningen.
  • Se över möjligheten att planera delar av arrangemanget utomhus, till exempel fikapauser, mingel eller promenadmöten.
  • Erbjud deltagarna boende i enkelrum.
  • Ha en god dialog med logianläggningarna om hur deltagarna kan komma att röra sig på anläggningen

Se till att anläggningen har följande:

  • Informationsinsatser i form av:
    • skyltar med påminnelse om social distansering och handhygieninstruktioner på strategiska platser.
      • relevant information på olika språk som utgår från målgruppen.
        • avståndsmarkeringar som till exempel golvdekaler och enkelriktade gångar för att undvika köer och trängsel.
        • Möjlighet att upprätta fler matstationer utomhus eller inomhus alternativt bordsservering för samtliga måltider
        • Förstärkta städrutiner i alla utrymmen, speciellt kontaktytor som handtag, knoppar, strömbrytare, fjärrkontroller etc.

Inför arrangemanget

  • Säkerställ att Folkhälsomyndighetens rekommendationer, restriktioner och allmänna råd följs.
  • Håll dig löpande uppdaterad om eventuella förändringar och lokala rekommendationer.
  • Överväg hybrida digitala lösningar där såväl deltagare som talare kan delta på distans.
  • Informera deltagare och talare om i första hand att resa med andra färdmedel än kollektivtrafik. För de som behöver åka kollektivt bör trängsel undvikas och om möjligt också plats bokas.
  • Ha en tydlig kommunikation med deltagare där du uppmanar:
    • personer med symtom inte ska besöka mötet.
      • deltagare med samhällsviktiga arbeten och deltagare som tillhör riskgrupper att vidta särskild försiktighet.
        • deltagarna att följa alla allmänna hygienråd.